AXZ Manager Pro...

 Connexion au serveur.

Lorsque vous recevez vos informations de connexion par courriel, ouvrez AXZ Manager et entrez votre code entreprise ainsi que votre mot de passe entreprise dans l'écran de connexion.

Astuce : Cochez l'option « Rester connecté » pour vous connecter automatiquement au serveur au prochain démarrage. Vous devrez tout de même vous identifier en tant qu'utilisateur.

Identification utilisateur.

Après la connexion au serveur, vous serez invité à entrer vos identifiants utilisateur. Le compte administrateur par défaut est : nom d'utilisateur admin, mot de passe admin123.

Important : La toute première chose à faire en tant qu'administrateur est de modifier les mots de passe par défaut.

Modifier le mot de passe de l'utilisateur admin.

Depuis le menu principal, cliquez sur l'icône Configuration (engrenage). Accédez à l'onglet Sécurité, puis au sous-onglet Utilisateurs. Repérez l'utilisateur admin dans la liste. Entrez un nouveau mot de passe sécurisé de votre choix. Sauvegardez.

Modifier le mot de passe de votre compte entreprise.

Dans la même section Configuration, Sécurité, accédez au sous-onglet Plan. Localisez le champ Modifier le mot de passe. Entrez votre nouveau mot de passe entreprise et confirmez.

Configurer un courriel de récupération.

Toujours dans la section Plan, vous pouvez définir un courriel de récupération. Ce courriel sera utilisé si vous oubliez votre mot de passe entreprise. Nous vous recommandons fortement de le configurer dès maintenant.

Créer des utilisateurs.

Rendez-vous dans Configuration, Sécurité, Utilisateurs. Cliquez sur le bouton plus pour ajouter un nouvel utilisateur. Renseignez les informations requises : nom d'utilisateur, prénom, nom, courriel, rôle, etc.

Astuce : Si vous laissez le champ mot de passe vide lors de la création d'un utilisateur, celui-ci sera automatiquement invité à créer son propre mot de passe lors de sa première connexion.

Activer la clé de licence.

Par défaut, les nouveaux utilisateurs n'ont pas de clé de licence activée. Sans licence, l'utilisateur ne pourra pas se connecter.

Pour activer la licence d'un utilisateur : Dans Configuration, Sécurité, Utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné. Copiez la clé de licence affichée sur le compte admin ou tout autre utilisateur déjà activé. Collez-la dans le champ de licence de l'utilisateur cible. Le statut passera de Révoqué à Activé.

Note : Vous disposez d'une seule clé de licence pour l'ensemble de vos utilisateurs. Cette même clé doit être attribuée à chaque utilisateur.

Rôles et permissions.

Chaque utilisateur est associé à un rôle qui détermine ses permissions d'accès aux différents modules. Pour gérer les rôles : Accédez à Configuration, Sécurité, Rôles et permissions. Créez ou modifiez un rôle en cochant les modules autorisés : Achats, Administration, Comptabilité, Configuration, Immobilier, Inventaire, RH, Ventes, etc. Attribuez ensuite ce rôle aux utilisateurs concernés.

 L'écran de configuration comporte sept onglets principaux.

4.1 Liste de valeurs. Les listes de référence utilisées à travers l'application. Voir section 5 pour le détail.

4.2 Sécurité. Gestion complète de la sécurité de votre environnement. Accès : mots de passe de section pour protéger l'accès à certaines zones sensibles (Administration, Finances, IT, RH, Qualité, Ventes). Comptes : enregistrez vos identifiants pour des services externes. Ces informations sont stockées de façon sécurisée. Rôles et permissions : gestion des rôles utilisateur. Utilisateurs : création et gestion des comptes utilisateur. Plan : informations sur votre abonnement, gestion de la licence, modification du mot de passe entreprise.

4.3 Imprimantes. Configurez les imprimantes connectées pour l'impression de reçus, factures et rapports.

4.4 APIs. Gestion des clés API et des intégrations avec des services externes.

4.5 Personnalisation. Personnalisez l'apparence de votre application. Logo entreprise : téléversez le logo affiché sur vos documents. Logo du menu : logo visible dans la barre de navigation. Fond d'écran : image d'arrière-plan du menu principal. Couleurs : personnalisez les couleurs d'arrière-plan, de bordure et de texte des différents éléments de l'interface. Horloge : configuration de l'affichage de l'horloge. Tuiles du menu : personnalisez l'apparence des boutons du menu principal.

4.6 Paramètres. Paiements : message de bas de reçu, méthodes de paiement acceptées, intégration Stripe. Caisses : type de taxe par défaut, paramètres de reçu, gestion de la monnaie.

4.7 Mises à jour. Consultez la version installée, vérifiez les nouvelles mises à jour disponibles et lisez les notes de version.

 Les listes de valeurs sont des données de référence utilisées à travers toute l'application. Prenez le temps de les configurer selon votre activité avant de commencer à utiliser les modules. Accédez-y via Configuration, Liste de valeurs.

Produit Type : catégories de produits, par exemple Électronique, Alimentaire, Service. Formats : formats de conditionnement avec multiplicateur, par exemple Caisse de 12, Palette de 48. Devises : devises acceptées et taux de change. Départements : départements de votre organisation, par exemple Ventes, Production, Logistique. Entrepôts : emplacements d'entreposage physiques. Magasins : points de vente ou succursales. Transporteurs : transporteurs utilisés pour les expéditions. Entités : entités juridiques ou filiales de votre entreprise. Projet Type : types de projets, par exemple Interne, Client, R et D.

Pour chaque liste, cliquez sur le bouton plus pour ajouter une entrée, ou sélectionnez une entrée existante pour la modifier ou la supprimer.

 6.1 Ventes. Accessible depuis le menu Ventes de la barre d'outils. Ventes : créez et gérez vos commandes de vente. Chaque vente comprend des onglets Détails, Documents, Notes, Expéditions, Facturation, Services. Clients : base de données de vos clients avec coordonnées, historique d'achats et informations de contact. Produits vendables : catalogue de produits disponibles à la vente. Expéditions : suivi des livraisons et de la logistique sortante. Caisses : système de point de vente.

6.2 Achats. Accessible depuis le menu Achats de la barre d'outils. Achats : créez et gérez vos bons de commande fournisseur avec les onglets Détails, Documents, Notes, Réceptions, Facturation, Services. Fournisseurs : répertoire de vos fournisseurs et de leurs coordonnées. Produits achetables : articles disponibles à l'achat auprès de vos fournisseurs. Réceptions : enregistrement et suivi des marchandises reçues. Prévisionnels : prévisions de demande et planification des approvisionnements. Réquisitions : demandes d'achat internes avec processus d'approbation.

6.3 Inventaire. Accessible depuis le menu Inventaire de la barre d'outils. Magasins : gestion de vos emplacements d'entreposage et succursales. Ajustements : corrections d'inventaire suite à un décompte physique. Produits : catalogue complet de vos produits avec niveaux de stock en temps réel.

6.4 Distribution et logistique. Distribution : suivi de la distribution de vos marchandises. Logistique : gestion des flux logistiques et des expéditions.

 Le module Caisses vous permet de gérer des sessions de point de vente.

Ouvrir une session. Accédez au module Caisses via le menu Ventes. Sélectionnez une caisse disponible. Configurez la session : entrepôt, devise, type de taxes. Entrez le montant physique en caisse, c'est-à-dire le montant d'argent comptant dans le tiroir-caisse. Cliquez sur Ouvrir la session.

Effectuer une vente. Numérisation : scannez le code-barres d'un produit pour l'ajouter à la vente. Client : sélectionnez un client existant ou effectuez une vente anonyme au comptoir. Paiement : choisissez le mode de paiement comptant, débit, crédit ou terminal Stripe. Les taxes sont calculées automatiquement selon le type configuré.

Opérations de gestion. Vidange : retirez de l'argent comptant du tiroir-caisse, un ajustement est automatiquement créé. Remise à zéro : corrigez le solde de la caisse en cas d'écart constaté. Transfert : transférez des fonds d'une caisse à une autre.

Fermer une session. Entrez le montant physique compté dans le tiroir-caisse. Le système calcule le montant attendu, soit l'ouverture plus les encaissements comptant. Tout surplus ou manque est automatiquement détecté et inscrit en ajustement. La session est fermée avec horodatage.

Accessible depuis le menu Comptabilité de la barre d'outils. Grand Livre : registre général de toutes les écritures comptables. Recevables : suivi des comptes à recevoir, incluant les factures à émettre, les factures en attente de paiement et les factures en retard. Payables : suivi des comptes à payer, incluant les factures en attente et les factures en retard. Comptes bancaires : gestion de vos comptes bancaires. 

Cartes de crédit : suivi des comptes de cartes de crédit et des paiements. Budget : planification budgétaire par catégorie, dépenses et revenus, analyse budget versus réel. Revenus : suivi et analyse des revenus. 

Employés. Accédez à la gestion des employés via le menu Administration, Ressources Humaines, Employés. Chaque fiche employé comprend les informations personnelles, les détails du poste, la configuration des assurances, le suivi des congés et absences, et l'historique des incidents.

Postes. Accessible via Administration, Ressources Humaines, Liste des postes. Définissez les titres de poste disponibles dans votre organisation.

Feuilles de temps. Le module Feuilles de temps permet la saisie hebdomadaire des heures travaillées, le suivi par codes d'activité, les demandes de congé avec processus d'approbation, et le suivi par superviseur et groupe de travail.

Si votre activité comprend la gestion immobilière. Immobilier : gestion de vos propriétés et unités locatives. Locataires : suivi de vos locataires avec leurs coordonnées et colocataires, un système d'indicateurs (mauvais payeur, trouble, insalubrité), un portail de documents et les préférences. 

Le journal d'audit enregistre automatiquement toutes les actions effectuées dans le système : création, modification et suppression d'enregistrements, horodatage de chaque action, identification de l'utilisateur responsable, module concerné, et détails des modifications incluant les anciennes et nouvelles valeurs. Vous pouvez filtrer le journal par date, utilisateur, module ou type d'action. Accessible via Configuration ou le menu Administration. 

AXZ Manager reçoit régulièrement des mises à jour. Pour vérifier et installer les mises à jour, rendez-vous dans Configuration, Mises à jour. La version actuellement installée est affichée. Cliquez sur Vérifier les mises à jour pour rechercher une nouvelle version. Consultez les notes de version pour connaître les changements inclus. Les utilisateurs n'ayant pas accès à la configuration peuvent cliquer sur la version écrite dans le menu principal.